Les documents suivent un parcours de vie en trois étapes : dossiers vivants, intermédiaires, archives définitives.
Ces étapes imposent un mode de classement rigoureux et efficace dans des conditions optimales et sécurisées.
Une fois leur première vie courante effectuée, certains de ces documents restent soumis à des durées légales de conservation relativement importantes et variables, allant de cinq ans à illimité selon leur nature.
Notre société est équipée de dispositifs qui permettent de garantir une sécurité maximum : caméras de télésurveillance, alarmes anti-intrusion, digicodes… Nos locaux d’archivage physique obéissent aux normes légales en matière de conservation.
Nos véhicules banalisés et sécurisés permettent d’effectuer la logistique nécessaire entre nos locaux et ceux de nos clients.
Le traitement du document impose une gestion lourde, souvent coûteuse, qui n’est pas sans conséquences :
- Perte de temps : L’organisation peut représenter jusqu’à 20 % du temps de travail quotidien,
- Perte d’efficacité : Une organisation documentaire défaillante nuit directement à l’accès aux informations,
- Perte de productivité : Conséquence directe des points précédents, la perte de rendement liée au classement défectueux est rapidement visible,
- Augmentation des coûts : Ces pertes cumulées à un stockage volumineux entrainent des frais quantifiables,
- Problèmes de sécurité : Stockage d’archives dans des surfaces hasardeuses, données informatiques conservées sur des serveurs sans backup, pas de process de protection des documents sensibles ou confidentiels…,
- Surconsommation : Un mauvais traitement de l’information interne entraîne des volumétries d’impression de papier qui sont à l’encontre des démarches éco-responsables actuelles.
